PDPA (2010) PDPA (2010)

 

PERSONAL DATA PROTECTION AND PRIVACY NOTICE

PNB Commercial Sdn Berhad (PNBC), PNBC' group of companies, its related companies, PNBC group of companies' associates, jointly controlled entities and its subsidiaries (hereinafter collectively referred to as "PNBC Group") respects the privacy of the information and personal data provided by you to PNBC Group. For the purpose of this Personal Data Protection and Privacy Notice, the words "we", "us" and "our" shall refer to the companies within the PNBC Group.

This Personal Data Protection and Privacy Notice outlines how we collect, use, handle and protect the information and personal data given to us and in compliance with the Personal Data Protection Act 2010. We however may amend this Personal Data Protection and Privacy Notice without giving prior written notice but such amendments will be notified via our website.

This Personal Data Protection and Privacy Notice is issued to all of our customers or current/future tenant, all suppliers, job applicants, and others for our business matter which involved commercial transaction.

A. TYPE OF PERSONAL DATA

1. Name, race, date of birth, sex/gender, nationality, National Registration Identification Card number/ passport number, work history (including past and present), education background, employer feedback, performance reviews, references, details of past employers or other people provided by you to us, EPF number, SOCSO number, tax file reference number, occupation;

2. Contact details including house phone number, mobile phone number, office phone number, email address, home address and mailing address, fax number, emergency contact details;

3. Any personal data derived from any agreements or contracts executed between you and us;

4.  Credit card details, bank account number;

5. Information captured on card key and other security systems, including a recording of your image on Closed Circuit Television ("CCTV") and a recording of your voice from calls made to us;

6. Any personal data gave to us for the purpose as mentioned in Part B.

B. PURPOSE OF COLLECTING PERSONAL DATA

The personal data that we took from you will be collected and processed by us for following purposes:

1. In order for you to enter into any agreements or contracts with us for the purpose of tenancy, service, supply, employment, and other purposes in relation to our business matter;

2. The delivery of notices, letters, services, products, marketing services, whether present or future.;

3. The maintenance and upkeep of customer records and development;

4. Those purposes specifically provided for in any particular service or product offered by us;

5. Execution of agreements or contracts entered between you and us;

6. For administration purposes and our internal record-keeping;

7. Credit assessments, financial and background investigation as and when deemed necessary;

8. For billing, finance and tax;

9. To adhere legal and statutory requirements;

10. Crime prevention;

11. Vacant possession, keys handover, customer care and/or defect rectification works;

12. For commercial transaction subsequent to agreement, contract, or our projects;

13. Insurance claim;

14. To investigate complaint and feedback;

15. To process your application;

16. Debt recovery;

17. Security and maintenance;

18. For audit purposes;

19. For submission of any claim;

20. To give services offered by us or any third parties which may give benefits to you;

21. Property/real estate management;

22. To execute legal rights including legal advice and finance or taking steps in legal action;

23.  Where a third party acquires or wishes to acquire an interest in any of our companies;

24. Enable us to supply and submit your personal data to parties which we obliged to do it in accordance with any laws;

25. Any other likely purposes to give effect to our business matter;

C. SOURCES OF PERSONAL DATA

Your personal data will be collected, processed and used by us from these sources but not limited to:

1. Any agreements or contracts entered between you and us;

2. From any forms filled by you to us;

3. From any emails, letters, or faxes sent by you to us;

4. From third parties including your legal representative, our agents, and other likely parties for our business matter;

5. From any documents submitted to us by you as in Part B.

D. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA

We ensure that your personal data will not be sold, given to any other organizations for other commercial purposes except in relation to our business matter.

Personal data given to us will be kept with confidentiality and we will get your consent to disclose your personal data to these parties:

1.  Our agents and service providers (including those located overseas) providing services relating to the purposes for which the personal data is collected;

2. Third parties (including those located overseas) including but not limited to employers, contractors, suppliers, partners, joint venture partners, advertisers, independent agents, purchasers, relevant financial institutions, utility companies and sub-contractors;

3. Our appointed lawyers, debt collection agencies, credit-reporting agencies;

4. Our business partners and affiliates that provide related services or products in connection with our business matter;

5. Government authorities, government agencies, statutory authorities, local councils, industry regulators or any parties whom we are compelled to do so pursuant to any laws.

E. PERSONAL DATA PROTECTION

We ensure that your personal data will be kept and processed in a safe manner. We will assure relevant steps and procedures will be implemented to prevent any unauthorized, and the accidental loss, destruction or damage to your Personal Data.

F. FAILURE TO PROVIDE PERSONAL DATA

Your failure or refusal to give your personal data to us will cause any purposes as in Part B above may be cannot be executed, and we will not be responsible for any effect resulting from your refusal to provide us with the personal data needed.

G. DATA STORAGE

The personal data collected will be kept so long as necessary to fulfill the purpose stated in Part B. We will ensure that all personal data is destroyed or permanently deleted if it is no longer necessary unless its retention is required to satisfy legal, regulatory, accounting requirements, or to protect our interest.

H. RIGHT OF ACCESS AND CORRECTION OF PERSONAL DATA

You have the right of access to your personal data held by us and you may request for correction of the personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or not up to date.

Please note that we may have to withhold access to your personal information in certain situations, for example when we are unable to confirm your identity or where information requested for is of a confidential commercial nature or in the event we receive repeated requests for the same information. Nevertheless, we will notify you of the reasons for not being able to accede to your request.

Your enquiry can be made in writing to this particular address:

PNB Commercial Sdn Berhad
The Penthouse, Wisma Nusantara
Jalan Puncak Off Jalan P.Ramlee
50250, Kuala Lumpur.

Attn: PDPA Officer / Cc Legal Department

Email: pdpa@pnbcommercial.my

Fax: 03-20726812
Tel: 03-20726811

Not with standing your withdrawal of your consent, we may keep your personal data and process your personal data in circumstances which are recognized and permitted by law or as required under the contractual conditions.

We reserve the rights to charge a reasonable fee for the processing of any data access request.

I. LANGUAGE

This notice is issued in both Bahasa Malaysia and English languages.  In the event of any inconsistency, the Bahasa Malaysia version shall prevail.

J. AMENDMENT

We might need to amend this notice from time to time to match our business needs or change of laws with this notice. Any amendments will be shown in our website. 

 

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI DAN PRIVASI

PNB Commercial Sdn Berhad (PNBC), kumpulan syarikat PNBC, syarikat-syarikat berkaitan, kumpulan syarikat PNBC bersekutu, entiti yang dikawal bersama dan subsidiari-subsidiari (kemudian dikenali secara kolektif sebagai "Kumpulan PNBC") menghormati privasi informasi dan data peribadi yang diberikan oleh anda kepada Kumpulan PNBC. Untuk tujuan Notis Perlindungan Data Peribadi dan Privasi ini, perkataan "kami" merujuk kepada syarikat-syarikat di dalam Kumpulan PNBC.

Notis Perlindungan Data Peribadi dan Privasi ini menggariskan bagaimana kami mengumpul, menggunakan, mengendalikan dan melindungi informasi dan data peribadi yang diberikan kepada kami dan mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. Walau bagaimanapun, kami boleh meminda Notis Perlindungan Data Peribadi dan Privasi ini tanpa memberikan sebarang notis bertulis terlebih dahulu tetapi kemudiannya, pindaan-pindaan sedemikian akan dinotifikasikan melalui laman web kami.

Notis Perlindungan Data Peribadi dan Privasi ini dikeluarkan kepada semua pelanggan atau penyewa sedia ada/masa hadapan, semua pembekal, pemohon kerja, dan lain-lain bagi urusan perniagaan kami yang melibatkan transaksi komersial.

A. JENIS-JENIS DATA PERIBADI

1. Nama, bangsa, tarikh lahir, jantina, kewarganegaraan, nombor kad pengenalan, nombor passport, sejarah kerja, latar belakang pendidikan, maklumbalas majikan, kajian prestasi, rujukan, butir-butir majikan yang lepas atau sesiapa orang yang dirujuk oleh anda kepada kami, nombor EPF, nombor SOCSO, nombor rujukan cukai, pekerjaan;

2. Butir-butir hubungan termasuk nombor telefon rumah, nombor telefon mudah alih, nombor telefon tempat kerja, emel, alamat rumah dan alamat surat-menyurat, nombor faks, butir-butir hubungan kecemasan; 

3. Sebarang data peribadi yang diperolehi dari mana-mana perjanjian atau kontrak yang ditandatangani antara anda dan kami;

4. Butir-butir kad kredit, nombor bank akaun;

5. Maklumat yang terdapat dalam kad kunci dan sistem kawalan keselamatan, termasuk rakaman imej anda di Rakaman Kamera Litar Tertutup ("CCTV") dan rakaman suara daripada setiap panggilan anda kepada kami;

5. Apa-apa data peribadi yang diberikan kepada kami bagi tujuan seperti yang dinyatakan dalam bahagian B.

B. TUJUAN PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Data Peribadi yang diambil daripada anda akan dikumpul dan diproses oleh kami bagi tujuan-tujuan berikut:

1. Supaya anda dapat memasuki apa-apa perjanjian atau kontrak dengan kami bagi tujuan penyewaan, perkhidmatan, pembekalan, pekerjaan, dan lain-lain yang berkaitan dengan urusan perniagaan kami;

2. Penghantaran notis-notis, surat-surat, perkhidmatan, produk-produk, pemasaran perkhidmatan, pada masa kini atau pada masa hadapan;

3. Pemeliharaan dan penjagaan rekod-rekod dan perkembangan pelanggan;

4. Tujuan dan keperluan yang diperuntukkan secara nyata dalam sebarang perkhidmatan yang ditawarkan oleh kami;

5. Pelaksanaan perjanjian atau kontrak yang dimasuki antara anda dan kami;

6. Bagi tujuan pentadbiran dan rekod dalaman kami;

7. Penilaian kredit, pemeriksaan kewangan dan latar belakang jika difikirkan perlu;

8. Untuk tujuan bil, kewangan dan cukai;

9. Untuk mematuhi keperluan undang-undang dan statutori;

10. Pengelakkan jenayah;

11. Milikan kosong, penyerahan kunci, jagaan pelanggan dan/atau kerja-kerja pembaikan kecacatan;

12. Untuk transaksi komersial susulan perjanjian, kontrak atau projek-projek kami;

13. Tuntutan insurans;

14. Menyiasat aduan dan maklum balas;

15. Untuk memproses permohonan anda;

16. Kutipan bayaran tertunggak;

17. Sekuriti dan penyelenggaraan;

18. Untuk tujuan audit;

19. Untuk mengemukakan sebarang tuntutan;

20. Memberi anda perkhidmatan yang ditawarkan kami atau mana-mana pihak ketiga yang difikirkan berkemungkinan memberi manfaat kepada anda;

21. Pengurusan hartanah;

22. Melaksanakan hak undang-undang termasuk nasihat perundangan dan kewangan atau mengambil langkah dalam tindakan undang-undang;

23. Apabila pihak ketiga memperoleh atau ingin memperoleh kepentingan dalam mana-mana syarikat kami;

24. Membolehkan kami membekal dan mengemukakan data peribadi anda kepada pihak-pihak yang di mana kami diwajibkan untuk berbuat demikian menurut apa-apa undang-undang;

25. Apa-apa tujuan lain yang wajar bagi memberi kesan kepada urusan perniagaan kami

C. SUMBER DATA PERIBADI

Data Peribadi anda akan dikumpul, diproses dan diguna oleh kami daripada sumber-sumber berikut tetapi tidak terhad kepada:

1. Apa-apa perjanjian atau kontrak yang dimasuki antara anda dan kami;

2. Daripada apa-apa borang yang diisi oleh anda kepada kami;

3. Daripada apa-apa emel, surat atau faks yang dihantar oleh anda kepada kami;

4. Daripada pihak ketiga termasuk wakil perundangan anda, agen-agen kami, dan lain-lain pihak yang difikirkan wajar untuk tujuan urusan perniagaan kami;

5. Daripada sebarang dokumen yang dikemukakan kepada kami oleh anda sepertimana dalam Bahagian B.

D. PENDEDAHAN DATA PERIBADI

Kami memberi jaminan bahawasanya data peribadi anda tidak akan dijual, diberikan kepada mana-mana organisasi lain untuk tujuan komersial yang lain selain yang berkaitan urusan perniagaan kami.

Data peribadi yang diberikan kepada kami akan disimpan dengan sulit dan kami akan mendapatkan persetujuan anda untuk mendedahkan data peribadi anda kepada pihak-pihak yang berkenaan:

1. Agen-agen dan pembekal perkhidmatan kami (termasuk yang berada di luar Negara) yang memberi perkhidmatan berkenaan dengan tujuan data peribadi anda dikumpulkan;

2. Pihak ketiga (termasuk mereka yang berada di luar negara) termasuk tetapi tidak terhad kepada majikan-majikan, kontraktor-kontraktor, pembekal-pembekal, rakan-rakan, rakan-rakan usaha sama, agen-agen bebas, pembeli-pembeli, institusi-institusi kewangan yang relevan, syarikat-syarikat utiliti dan sub-kontraktor;

3. Peguam-peguam yang dilantik kami, agensi-agensi kutipan hutang, agensi-agensi pelaporan kredit;

4. Rakan-rakan perniagaan kami dan sekutu-sekutu yang memberikan perkhidmatan-perkhidmatan yang berkaitan urusan perniagaan kami;

5. Pihak berkuasa kerajaan, agensi-agensi kerajaan, pihak berkuasa statutori, pihak berkuasa tempatan, pegawai industri atau mana-mana pihak yang kami diwajibkan berbuat demikian menurut apa-apa undang-undang.

E. PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Kami memberi jaminan bahawa data peribadi anda akan disimpan dan diproses dalam cara yang selamat. Kami akan memastikan langkah-langkah dan prosedur-prosedur yang sewajarnya diimplementasi bagi mengelakkan pemprosesan yang tidak dibenarkan, kehilangan, kemusnahan, atau kerosakan yang tidak disengajakan kepada data peribadi anda.

F. KEGAGALAN MEMBERIKAN DATA PERIBADI

Kegagalan atau keengganan anda untuk memberikan data peribadi anda kepada kami akan mengakibatkan mana-mana tujuan dalam Bahagian B di atas mungkin tidak dapat dilaksanakan, dan kami tidak bertanggungjawab atas sebarang akibat yang timbul akibat daripada keengganan anda memberikan data peribadi seperti yang diperlukan.

G. PENYIMPANAN DATA PERIBADI

Data peribadi yang dikumpul daripada anda akan disimpan selagi diperlukan bagi tujuan yang dinyatakan dalam Bahagian B. Kami akan memastikan data peribadi anda dimusnahkan atau dipadam secara kekal sekiranya tidak lagi diperlukan melainkan untuk memenuhi keperluan undang-undang, peraturan, perakaunan, atau untuk melindungi kepentingan kami.

H. HAK AKSES DAN PEMBETULAN DATA PERIBADI

Anda mempunyai hak untuk mengakses data peribadi anda yang disimpan oleh kami untuk tujuan membetulkan data peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak dikemaskini.

Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin tidak akan membenarkan anda untuk mengakses maklumat peribadi anda dalam sesetengah keadaan, sebagai contoh apabila kami tidak dapat mengesahkan identiti anda atau di mana maklumat yang diminta oleh anda adalah bersifat komersil sulit atau pada keadaan di mana kami menerima permintaan berulang terhadap maklumat yang sama. Selain daripada itu, kami akan memaklumkan anda sekiranya kami tidak boleh akur terhadap permintaan anda.

Anda diminta menyalurkan pertanyaan anda secara bertulis mengenai perkara ini ke alamat berikut:

PNB Commercial Sdn Berhad,
The Penthouse, Wisma Nusantara
Jalan Puncak Off Jalan P.Ramlee
50250, Kuala Lumpur.

Attn: PDPA Officer / Cc Legal Department

Email: pdpa@pnbcommercial.my

Fax: 03-20726812
Tel: 03-20726811

Walau bertentangan dengan penarikan semula data peribadi anda, kami masih boleh menyimpan atau memproses data peribadi anda dalam keadaaan yang dibenarkan undang-undang dan di bawah apa-apa syarat perjanjian atau kontrak.

Kami mempunyai hak untuk mengenakan bayaran bagi tujuan memproses apa-apa permohonan untuk mengakses data peribadi daripada anda.

I. BAHASA

Notis ini dikeluarkan dalam dwi Bahasa iaitu Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu. Sekiranya terdapat apa-apa percanggahan di antara kedua-dua versi, notis dalam Bahasa Melayu akan digunapakai.

J. PINDAAN

Kami mungkin perlu meminda notis ini dari masa ke semasa untuk menyelaraskan keperluan urusan perniagaan kami atau perubahan undang-undang dengan notis ini. Sebarang perubahan akan dipaparkan di laman sesawang kami.